Puheenvuoro

Two-Tier ERP- strategia auttaa Fortumia tarttumaan ketterästi uusiin mahdollisuuksiin

Fortum on eurooppalainen energiayhtiö, joka toimittaa asiakkailleen sähköä, kaasua, lämpöä, jäähdytystä sekä älykkäitä ratkaisuja resurssitehokkuuden parantamiseen. Pääliiketoiminta-alueidensa ohella yhtiöllä on kuitenkin joukko pienempiä yrityksiä, jotka toimivat Fortumin perinteisen ydinliiketoiminta-alueen ulkopuolella.

Yhtenä esimerkkinä näistä yrityksistä ovat startup yritykset, joissa Fortum on mukana ja jotka kehittävät tavalla tai toisella energiaan ja energia-alaan liittyviä innovaatioita. Startupiensa avulla Fortum haluaa pitää tuntosarvet herkkinä energia-alan kehitykselle ja päästä tarttumaan uusiin, lupaaviin avauksiin mahdollisimman ketterästi.

Maantieteellisen pääliiketoiminta-alueen ulkopuolisissa maissa toimii puolestaan useita esimerkiksi projektiliiketoimintaan ja energia-alan asiantuntijapalveluihin keskittyviä yrityksiä.

Tarve kevyelle järjestelmälle pääjärjestelmän rinnalle – ratkaisuna kahden tason ERP-strategia

Johtamisen ja tietojärjestelmien kannalta nämä Fortumin ydinliiketoiminta-alueen ulkopuolella toimivat yritykset muodostavat kuitenkin oman haasteensa. Keskitetyn ERP järjestelmän räätälöiminen jokaisen maan paikallisen lainsäädännön ja raportointivaatimusten mukaiseksi on hidasta ja kallista. Talon sisältä ei myöskään löydy kaikkien ydinalueiden ulkopuolisten maiden taloushallintoon vaadittavaa osaamista, jolloin on turvauduttava ulkopuolisten palveluntarjoajien apuun. Tarve yhtenäiselle tietojärjestelmälle, etenkin taloushallinnon osalta, on kuitenkin olemassa niin prosessien kontrollin varmistamiseksi kuin liiketoiminnan raportointitarpeiden täyttämiseksi.

Alkuvaiheessa Fortumilla oli useita etenemisvaihtoehtoja ja –skenaarioita, ääripään vaihtoehtona jatkaa yhtiöiden pyörittämistä entisellään tukeutuen paikallisiin palveluntarjoajiin ja useisiin erillisiin järjestelmiin. Toimintojen ottamista osaksi emoyhtiön Oracle E-Business Suite (EBS) -järjestelmää ei nähty realistisena vaihtoehtona: se mikä toimii pääomavaltaisessa energiabisneksessä, ei välttämättä toimi nopealiikkeisessä eri puolella maailmaa toimivassa kasvuyrityksessä. Startupien tilanne myös elää jatkuvasti, joten yritys piti pystyä tarvittaessa irrottamaan järjestelmästä suhteellisen helposti.       

– Tilanne oli se, että ajettiin yksillä isoilla ja useilla hyvin pienillä rattailla. Alkoi muotoutua ajatus, että paras lähestymistapa olisi yhdet isot ja yhdet hieman pienemmät rattaat, Fortumin Head of Integrations and Projects, Financial Services, Jaska Santanen sanoo.

Toisin sanoen päädyttiin kaksitasoiseen ERP-strategiaan (Two-Tier ERP): ei yritetä taivuttaa alkuperäistä järjestelmää käyttöön, johon se ei kunnolla sovellu, mutta ei myöskään hylätä sinänsä toimivaa järjestelmää. Sen sijaan Two-Tier ERP -strategiassa yhdistetään parhaat palat kahdesta maailmasta.

Toiveena joustavuus ja skaalautuvuus – NetSuiten avulla helposti suoraan pilveen

Tarvittiin siis globaalisti toimiva, mutta kuitenkin kevyt ratkaisu. Attido tunsi Fortumin liiketoimintaympäristön vuosien yhteistyön tuloksena ja esitti NetSuitea yhtenä ratkaisuvaihtoehtona.

Alkuun tehtiin siis päätös uudesta, yhtenäisestä toimintamallista, johon kuului Oracle EBS:ää kevyempi järjestelmävaihtoehto ilman, että vielä oli päätöstä itse järjestelmästä. Jaska Santasen mukaan Fortum edellytti järjestelmältä ennen kaikkea saumatonta tukea globaalille, nopeasti liikkuvalle yritysportfoliolle.

– Keskeinen tarve oli se, että järjestelmä toimii samalla tavalla kaikille käyttäjille ja pysyy automaattisesti ajan tasalla, niin ettei ole meidän päänvaivamme huolehtia esimerkiksi, että järjestelmä on yhteensopiva jonkin paikallisen verotusmuutoksen kanssa, Santanen sanoo.

NetSuitessa vakuutti käyttöönoton helppous ja nopeus sekä se, että järjestelmä on ns. pilvinatiivi. Pilvipohjaisuutensa ansiosta NetSuite ei kärsi perinteisten on-site -toiminnanohjausjärjestelmien kankeuksista ja toimii ennen kaikkea globaalissa, toimintaympäristössä.

Päätöksentekoa helpotti Gartnerin positiivinen analyysi ja näkemys NetSuitesta johtavana toimijana. Attido järjesti myös referenssitapaamisen NetSuitea käyttäneen ison toimijan kanssa, joten fortumilaisilla oli mahdollisuus kysellä juuri heitä askarruttavia konkreettisia asioita puolueettomalta taholta.

Tarpeen mukaan skaalautuva ratkaisu – projektin aikana avainasemassa tiivis yhteistyö

Pilven etuihin kuuluu selkeä ja vakioitu toimintamalli, jossa toimintoja ei räätälöidä, vaan käyttöön otetaan tarvittavat toiminnot ja integraatiot suunnitellaan ja tehdään tarpeen mukaan. Projektissa noudatettiin soveltaen Oraclen määrittelemää Suite Success -käyttöönottomallia. Fortumin monitahoisesta toimintamallista johtuen kustomoinneilta ei voitu kuitenkaan täysin välttyä, mutta ne pyrittiin pitämään mahdollisimman vähäisinä. Muuten riskinä olisi ollut paluu perinteisten ERP-projektien raskauteen ja pilven etujen hukkaaminen.

Liikkeellelähtöä valmisteltiin jo silloin, kun päätöksenteko oli vielä kesken, jotta vauhtiin päästäisiin mahdollisimman nopeasti. Tämä aiheutti projektiin hetkittäin epäselvyyksiä ja tarvetta soveltaa lennossa. Täydellisessä maailmassa prosessi olisikin hoidettu paikoitellen vähän hitaammin ja enemmän vaiheittain.

Projektin suurimmat haasteet koettiin, kun NetSuiten perustoiminnallisuus ei riittänytkään kaikkiin Fortumin tarpeisiin ja jouduttiin turvautumaan kustomointiin. Esimerkiksi tietovarastoa varten piti pystyä tuottamaan hienojakoisempaa talousdataa kuin mitä NetSuite perustilassaan tuottaa.

Myös terminologia vaati puolin ja toisin hieman opettelua, kun EBS- ja NetSuite-kielellä asioista käytettiin eri nimityksiä. Tästä, kuten muistakin eteen tulleista haasteista selvittiin kuitenkin eteenpäin varsin nopeasti ja kivuttomasti molemminpuolisen hyvän ja avoimen kommunikaation avulla.

Onnistuneen projektin jälkeen käyttöä on laajennettu asteittain

Toukokuun 2020 alussa tapahtuneen käyttöönoton jälkimainingeissa näkemys projektin sujumisesta kokonaisuudessaan oli varsin positiivinen.

– Erittäin iso ja kokonaisuutena projektin onnistumiseen vaikuttanut tekijä oli se, että matkalla kohdatuista haasteista huolimatta projekti pysyi budjetissa ja meidän toivomassa aikataulussa. Yhteistyö attidolaisten kanssa on ollut sujuvaa ja meiltä tulleisiin pyyntöihin on reagoitu nopeasti. Voimme kyllä hyvin suositella Attidoa NetSuiten implementoijana, Fortumin IT Service Manager Janne Martinkauppi kertoo.

Käyttöönoton jälkeen yhteistyö Attidon kanssa on jatkunut käytön laajentamisen ja jatkokehityksen merkeissä. Ratkaisua kehittään jatkuvasti ja NetSuiten käyttöä on laajennettu siten että ratkaisu on nyt käytössä yhteensä 7 eri maassa. Hyvin sujuneen projektin jälkeen odotukset järjestelmän jatkokehitykselle ovatkin korkealla.


Attido lyhyesti

21 000

ratkottua tikettiä vuodessa

70

laskutettua asiakasta vuodessa

975

kahvikuppia viikossa

Kumppanimme