NetSuite: Se nykyaikaisempi toiminnan­ohjaus­järjestelmä

Mistä tietää, että toiminnanohjausjärjestelmä on vanhentunut ja rajoittaa yrityksen strategista liikkumavapautta ja uudistumista? Miten tietojärjestelmästä saadaan pelkän tukitoiminnon asemesta yrityksen strateginen ase? Ja miksi pilvi on todennäköisesti paras valinta ERP-alustaksi? Tämä kaikki kerrotaan seuraavassa:

Johdanto

NetSuitea on kutsuttu maailman ensimmäiseksi pilvisovellukseksi. 1990-luvun lopulla lanseerattu toiminnanohjausjärjestelmä suunniteltiin alusta alkaen toimimaan pilvessä, joten sillä ei ole perinteisten, paikallisesti asennettujen järjestelmien painolastia. Toisaalta kahdenkymmenen vuoden kehitystyön tuloksena on vakaa, toiminnoiltaan kypsä 360 asteen toiminnanohjausjärjestelmä, jonka lastentaudit on korjattu aikapäiviä sitten

Pilvi on (lähes aina) paras valinta

Kaikilla yrityksillä on jonkinlainen toiminnanohjausjärjestelmä, joko täysimittainen ERP tai kokoelma sekalaisia sovelluksia – esimerkiksi yrityshallinnon yleistyökalu ja sveitsiläinen linkkuveitsi, Excel. Usein järjestelmät myös toimivat ainakin mukiinmenevästi. Kaikki hyvin?

Ei välttämättä. Pitkään palvelleen ERP-järjestelmän suurin riski on se, että sinänsä luotettavasti toimiva järjestelmä rajoittaa toimintaa strategisesti ja estää yritystä tarttumasta uusiin mahdollisuuksiin.

Teknologiaa ei tietenkään pidä uusia uusimisen ilosta, mutta seuraavat viisi merkkiä voivat vihjata toiminnan­ohjausjärjestelmän uusimisen tarpeesta:

Dataa kertyy yhä enemmän.

Hyvänä mittatikkuna toimii gigatavua kuukaudessa: tuottaako yrityksen toiminta merkittävästi enemmän dataa kuin silloin, kun nykyiset järjestelmät otettiin käyttöön? Jos yritys on millään tapaa digitalisoinut liiketoimintaansa, todennäköisesti tuottaa. Esimerkiksi verkkoasiakkaita voidaan seurata ja analysoida hyvin hyödyllisillä tavoilla, mutta tämä tuottaa myös suuret määrät raakadataa.

Järjestelmä rajoittaa liiketoiminnan uusia avauksia.

Onko jokin lupaava mahdollisuus tai kehityshanke peruttu tai siirretty myöhemmäksi, koska tietojärjestelmät eivät tue sitä? Jos on, IT ei ole enää edes liiketoiminnan tukitoiminto vaan haittatoiminto

Työntekijöiden tuottavuus polkee paikallaan tai jopa ottaa takapakkia.

Tietojärjestelmät eivät tietenkään välttämättä ole syyllisiä tähän, mutta hyvä ERP tukee työntekijöiden tuottavuutta ja kaiken lisäksi tekee tämän miellyttävästi. Asioiden tekeminen tehokkaasti myös tuntuu mielekkäältä.

Data alkaa pilaantua.

Tietojärjestelmien suunnittelussa yritetään noudattaa Single Source of Truth -ajattelua, eli jokainen datanpalanen tallennetaan täsmälleen kerran (varmuuskopiot ovat tietysti asia erikseen). Näin data on aina ajantasaista ja johdonmukaista kaikkialla järjestelmässä. Liitoksistaan natisevan tietojärjestelmän tunnistaakin usein siitä, että datan käsittelyyn alkaa syntyä epävirallisia purukumi- ja väliaikaisjärjestelyjä. Ja näin data alkaa hiljalleen pilaantua.

Liiketoiminta on muuttunut.

Tämä on tietyllä tapaa itsestäänselvää, mutta yritysten toimintaympäristö muuttuu nykyisin häkellyttävän nopeasti. Tekeekö yritys nykyisin itse asiassa eri asioita kuin silloin, kun nykyinen tietojärjestelmä on otettu käyttöön?

Nykyaikainen toiminnan­ohjausjärjestelmä vastaa näihin ongelmiin, ja toiminnan­ohjausjärjestelmissäkin nykyaikainen tarkoittaa pilvipohjaista. Pilvessä toimiva ERP on nykyisin oikea valinta lähes kaikille organisaatioille. Harvinaisia poikkeuksia tästä säännöstä aiheuttavat lain­säädännölliset tai fyysiset rajoitteet, jotka pakottavat asentamaan järjestelmän omaan konesaliin.

Olisiko Netsuite teille oikea valinta?

Ota yhteyttä! Lähetä vähän taustatietoa, niin kerromme millainen ratkaisu tukee liiketomintaasi parhaiten.

PILVI-ERP TARJOAA MUUN MUASSA SEURAAVAT EDUT:

Nopea ottaa käyttöön

Pilvi-ERP tarvitsee vähän jos lainkaan varsinaista asennustyötä, koska se toimii verkkopalveluna. Siinä missä perinteistä toiminnanohjausjärjestelmää mukautetaan räätälöintiprojekteilla, pilvijärjestelmässä riittää usein tarvittavien asetusten konfigurointi. Perinteiseen malliin verrattuna pilvi-ERP:n käyttöönotto onkin radikaalisti nopeampaa.

Parhaat käytännöt paketoituna

Pilvipalvelut edustavat ”one size fits all” -ajattelua. Palvelu tarjoaa useimpiin liiketoiminnan prosesseihin valmiit mallit, joita voi toki konfiguroida, mutta joita ei kannata rakentaa omannäköisiksi. Useimmat liiketoiminnan perustoimet ovat samanlaisia kaikkialla, ja kannattaa harkita tarkasti, onko todella järkeviä syitä tehdä asia jollakin omintakeisella tavalla.

Integroitavuus

Pilvi-ERP:n suunnitteluideologiaan kuuluu myös modulaarisuus ja laajennettavuus. Hyvin määriteltyjen rajapintojen avulla perinteisesti kammoksutut integraatioprojektit muuttuvat helpommiksi.

Laajentuu ja muuttuu tulevaisuuden tarpeiden mukana

Teollinen internet, analytiikka ja big data, tekoäly ja koneoppiminen, kokonaan uusi markkina-aluevaltaus, muutokset lainsäädännössä… Pilvi-ERP mukautuu tarpeisiin, jotka eivät vielä tänään ole edes selvillä. Hyvä pilvipalvelu luo ympärilleen ekosysteemin, joka tarjoaa lisäsovelluksia mitä erilaisimpiin tarkoituksiin.

Tukena globaalin IT-yhtiön leveät hartiat

Jos yritys ei satu toimimaan IT-
alalla, tietojärjestelmät eivät todennäköisesti ole sen ydinosaamista. Pilvipalvelu tarjoaa vakaan, maailman parhaiden osaajien ylläpitämän teknologia-alustan. Hyvänä esimerkkinä käy tietoturva: onko data todennäköisesti paremmassa turvassa omassa vai alan globaalin suuryrityksen
konesalissa?

Helppo käyttää

Loppukäyttäjän hyvinvointi ei perinteisesti ole ollut kovin korkealla yritystietojärjestelmien tärkeysjärjestyksessä, mutta helppokäyttöisyyde merkitykseen on herätty jo työntekijöiden tuottavuudenkin näkökulmasta. Havaittujen käytettävyysongelmien korjaaminen on pilvijärjestelmässä nopeampaa ja helpompaa kuin perinteisissä on-site -ohjelmistoissa.

Olisiko Netsuite teille oikea valinta?

Ota yhteyttä! Lähetä vähän taustatietoa, niin kerromme millainen ratkaisu tukee liiketomintaasi parhaiten.

Maailman ensimmäinen pilvinatiivi toiminnan­ohjaus­järjestelmä

NetSuite soveltuu kaikenlaisille yrityksille kaikilla toimialoilla. Kohderyhmän ulkopuolelle jäävät lähinnä erittäin suuret yritykset, joille parempi valinta saattaa olla Oraclen järeämpi ERP-tarjonta, ja erittäin pienet yritykset, joille täysimittainen ERP saattaa olla liian raskas järjestelmä.

NetSuite on suunniteltu alusta alkaen pilvipalveluksi. Pilvipalvelua ei räätälöidä vaan konfiguroidaan. Tekniset edut ovat ilmeiset: käyttöönotto on erittäin nopeaa, päivitykset automaattisia ja uusien ominaisuuksien lisääminen mutkatonta. Parhaassa tapauksessa uusi toiminto voidaan ottaa käyttöön laittamalla ohjelmiston hallintanäkymässä rasti oikeaan ruutuun – hyvästi hitaat, kalliit ja teknisesti epävarmat räätälöintiprojektit.

Kattaa kaikki liiketoiminnan osa-alueet

Yli 20 vuoden tuotekehityksen tuloksena NetSuite on vakaa ja kattava toiminnanohjausjärjestelmä, joka kattaa kaikki yrityksen toiminalliset osa-alueet tai tarvittavan osan niistä. Ylätasolla NetSuiten toiminnot jakaantuvat näin:

  • Taloushallinto ja kirjanpito. Maksujen hallinta, verot, kiinteän omaisuuden ja käteisen hallinta, GRC-toiminnot (Governance, Risk Management& Compliance) ja niin edelleen.
  • Taloussuunnittelu ja budjetointi. Monipuolisten raportointi- ja analyysityökalujen lisäksi mahdollisuus myös ennustavaan suunnitteluun toteutuneen datan ja tilastollisten mallien avulla.
  • Tilausten hallinta. Kattaa koko ketjun hinnoittelusta toimitusten hallinnan kautta jälkimarkkinapalveluihin (esim. palautusten hallinta).
  • Tuotannon hallinta. Muun muassa tuotetiedon hallinta, tuotannon suunnittelu ja aikataulutus, työmääräysten hallinta, laadunvarmistus, reaaliaikainen tuotantolaitosten seuranta.
  • Toimitusketjun hallinta. Koko toimitusketjun hallitseva ”lennonjohtotorni”: suunnittelu kysyntäanalyysin ja myyntiennusteiden perusteella, hankintojen ja kuljetusten hallinta, automaattinen ongelmatilanteiden hallinta ja niin edelleen.
  • Varastojen ja inventaarion hallinta. Reaaliaikainen sisääntulevien ja uloslähtevien lähetysten seuranta, inventaarion seuranta ja optimointi ja niin edelleen.
  • Hankintojen hallinta. Toimittajien, sopimusten, tilausten ja maksujen hallinta ja niin edelleen.

NetSuite on modulaarinen, konfiguroitava pilvipalvelu, joten toimintoja voi ottaa käyttöön vaiheittain ja tarpeen mukaan. ERP:n ydinjärjestelmän lisäksi Net-Suite-tuoteperheeseen kuuluvat erilliset tuotteet muun muassa sähköiseen kaupankäyntiin ja projektiliiketoiminnan hallintaan.

NetSuitesta on tarjolla myös valmiiksi eri toimialojen tarpeisiin konfiguroituja paketteja mm. rahoitusalalle, vähittäiskauppaan, palveluliiketoimintaan, mainosalalle, ohjelmistoalalle, tukkukauppaan, valmistavaan teollisuuteen sekä voittoa tavoittelemattomille järjestöille.

Erinomainen käytettävyys

B2B-markkinoille suunnattujen yritystietojärjestelmien käytettävyys on usein ollut lapsipuolen asemassa, jos sitäkään.

Viime vuosina on kuitenkin lisääntyvässä määrin oivallettu, että helppokäyttöisyys ei ole valttia ainoastaan kuluttajatuotteissa vaan myös ”vakavissa” ohjelmistoissa. Miellyttävä, helposti käytettävä ohjelmisto nimittäin parantaa tuottavuutta. Lyhyellä aikavälillä yksittäiset toimenpiteet sujuvat nopeammin. Pitkällä aikavälillä intuitiivinen käyttökokemus lisää käyttäjien itseluottamusta ja saa heidät hyödyntämään ohjelmiston mahdollisuuksia kattavammin. Ja nuorempi sukupolvi vaatii joka tapauksessa käytettävyyttä myös yritysjärjestelmiltä.

NetSuite ei välttämättä ole käytettävyydeltään täydellinen, mutta se on huomattavasti parempi kuin yritystietojärjestelmiltä on totuttu odottamaan. Selainpohjaisuus tarkoittaa lisäksi sitä, että käyttöliittymä ei ole kiveen hakattu – jos NetSuiten käyttöliittymässä huomataan merkittäviä parannustarpeita, parantaminen onnistuu joustavasti.

NetSuiten kenties merkittävin käytettävyysetu on se, että käyttäjä välttyy sekavalta valikkolabyrintilta, jossa on näkyvillä kaikki mahdolliset ja mahdottomat toiminnot. Sen sijaan näkymä mukautuu aina automaattisesti käyttäjärooliin ja tarjoaa vain tarpeellisen, mahdollisimman selkeästi.

Järjestelmässä on ”sisäinen google” eli hakutoiminto. Lisäksi jokainen käyttöliittymän elementti, joka näyttää klikattavalta linkiltä, myös on klikattava linkki. Tämän ansiosta esimerkiksi dataan porautuminen on vaivatonta: usein se hoituu yhdellä klikkauksella monimutkaisten tietokantahakujen asemesta.

Kotina koko maailma

Jos yrityksellä on kansainvälistä toimintaa, NetSuite tukee tätä erinomaisesti. Pilvijärjestelmässä käyttäjän maantieteellisellä sijainnilla ei ole merkitystä, kunhan käytössä on verkkoyhteys ja suunnilleen nykyaikainen web-selain.

Lisäksi NetSuiteen on saatavilla OneWorld-komponentti, joka tarjoaa toiminnallisuudet muun muassa tytäryhtiöiden hallintaan sekä useiden eri valuuttojen ja vero- ja kirjanpitosäädösten käyttöön.

Ekosysteemi varmistaa yhteen­sopivuuden tulevai­suuden kanssa

Kappaleessa 2 lueteltiin varoitusmerkkejä, jotka vihjaavat toiminnanohjausjärjestelmän uusimisen tarpeesta. Vaikka ERP sitten uusittaisiinkin, yrityksen toimintaympäristö ei tietenkään pysy muuttumattomana siitä ikuisuuteen. Uusien bisnestarpeiden iskiessä korostuu eräs NetSuiten uniikki etu: ekosysteemi. Myös muilla ERP-valmistajilla on yritystä tähän suuntaan, mutta NetSuite on tässä omassa luokassaan.

NetSuiten arkkitehtuuri antaa kolmansille osapuolille mahdollisuuden laajentaa ydinjärjestelmää lisäsovelluksilla. Ja kolmannet osapuolet ovat totisesti tarttuneet mahdollisuuteen: NetSuiten ympärille on kehittynyt kukoistava SuiteApp-ekosysteemi, josta löytyy komponentteja ja lisätoimintoja moneen lähtöön.

SuiteApp-sovelluskaupassa on monipuolinen ja jatkuvasti kasvava sovellusvalikoima, josta voi etsiä sovelluksia joko toimialan tai käyttötarkoituksen (esim. analytiikka, kenttätyön hallinta, laskujen hyväksyntä) mukaan. SuiteApp tarjoaa ratkaisuja monenlaisiin tarpeisiin: esimerkkinä mainittakoon logistiikkamoduulin laajentaminen sovelluksella, joka piirtää kuorma-autoille automaattisesti optimaaliset pakkauskuvat.

SuiteApp-sovelluskauppa pyrkii toistamaan b2b-maailmassa samanlaisen vallankumouksen, jonka Applen AppStore aiheutti mobiilimaailmassa. Kun sovellusten hankkiminen on käyttäjille helppoa ja sovelluskehittäjille kannattavaa, alkuperäinen perustuote voi taipua vaikka mihin. ERP-sovelluksen asentaminen ei ole aivan yhtä mutkatonta kuin kännykkäsovelluksen, mutta parhaassa tapauksessa ei paljon jälkeenkään jää.

Helpot integraatiot

Sovelluskaupan ohella NetSuiten ekosysteemi näyttää voimansa integroinneissa.

Usein ERP pitää integroida muihin, jo käytössä oleviin tietojärjestelmiin, esimerkiksi yrityksen verkkokauppaan. Integraatioprojektit ovat perinteisesti kammoksuttuja: hidasta, työlästä, kallista, epävarmaa.

NetSuiten hyvin määritellyt SuiteTalk-rajapinnat helpottavat integrointia omiin on-site -järjestelmiin tai muihin pilvipalveluihin. Tarjolla on myös kolmansien osapuolten integraatioalustoja, esimerkiksi Celigo ja Dell Boomi.

ERP-projekti on muutos­johtamisen projekti

Vaikka pilvipohjaisuus nopeuttaa ERP-käyttöönottoprojektia perinteisiin on-site -asennuksiin verrattuna, on kyseessä aina mittava ponnistus. Jotta toiminnanohjausjärjestelmästä tulee yrityksen strateginen työkalu, pitää muistaa, että ERP-projektissa on kyse strategisesta muutosjohtamisesta, ei teknologiasta.

Attido hyödyntää vakiintunutta, käytännössä testattua kuusivaiheista projektimallia, jolla käyttöönotto toteutetaan onnistuneesti ja varmistetaan, että järjestelmästä saadaan kaikki hyöty irti.

Muutoksen johtaminen on punainen lanka, joka läpäisee kaikki vaiheet:

Nykyisen liiketoimintaympäristön kartoitus. Tiimin muodostaminen ja sitouttaminen.

Toimintojen suunnittelu.

Konfigurointi ja testaus.

Henkilöstön koulutus.

Järjestelmä tuotantokäyttöön.

Palvelun operointi. Jatkokehitys.

NetSuite ja Oracle

NetSuite perustettiin vuonna 1998 Yhdysvalloissa. Sen ensimmäinen tuote oli web-pohjainen kirjanpito-ohjelma. Tämän ytimen ympärille kehittyi pala palalta nykyinen, monipuolinen toiminnanohjauksen kokonaisuus.

Yhtiö ja sen tuote olivat b2b-pilvipalveluiden edelläkävijöitä. NetSuite saattaa olla jopa maailman ensimmäinen yrityskäyttöön suunnattu pilviohjelmisto.

NetSuiten yhteys Oracleen on aina ollut tiivis. Tuote hyödyntää Oraclen tietokantateknologiaa, ja Oraclen perustaja Larry Ellison oli yksi NetSuiten alkuvaiheen rahoittajista. Vuonna 2016 NetSuite siirtyi Oraclen omistukseen.

NetSuite jatkaa itsenäisenä tuotteena, mutta suuri taustaomistaja on lisännyt tuotekehitysresursseja. NetSuiten ja Oraclen muiden ERP-tuotteiden välille on myös rakennettu integraatioita niitä tilanteita varten, joissa käytössä on sekä NetSuite että muita Oraclen ERP-komponentteja.


Olisiko NetSuite teille sopiva valinta?

Täytä alla oleva lomake ja lähetä se meille, niin kerromme millainen ratkaisu tukee liiketomintaasi!