Peab kehittää tuntikirjausten tarkastamista Oracle AI:n avulla
Peab Industri Oy halusi kehittää tuntikirjauksesta palkanmaksuun -prosessiaan ja vähentää siihen liittyvää työlästä selvitystyötä. Yhdessä Attidon kanssa tehty prosessien läpikäynti auttoi tunnistamaan pullonkaulat ja valitsemaan ensimmäisen AI-kehityskohteen: tuotantokoordinaattorien tekemän tuntikirjausten tarkastamisen.
Peab Industri Oy:n ja Attidon yhteistyö on edennyt Oracle-ympäristön pilvisiirtymästä liiketoimintakriittisten sovellusten modernisointiin Oracle APEX -ympäristössä. Nyt yhteistyössä kehitetään tuntikirjauksesta palkanmaksuun -prosessia ja tuodaan Oracle AI osaksi tuotantokoordinaattorien päivittäistä työtä.
Prosessien läpikäynti osoitti ensimmäisen kehityskohteen
Kehittäminen alkoi kokonaisuuden tarkastelusta. Peab ja Attido kävivät läpi tuntikirjauksesta palkanmaksuun -prosessin vaiheita ja tunnistivat, missä manuaalinen työ, tiedon käsittely ja selvitystarpeet hidastavat työn etenemistä. Läpikäynnissä löytyi useita kehityskohteita, joista ensimmäiseksi toteutettavaksi AI-käyttötapaukseksi valittiin tuntikirjausten tarkastaminen.
Peabilla työntekijät kirjaavat tunteja päivittäin. Tuotantokoordinaattorien tarkastustyö on kuitenkin painottunut kahden viikon jaksoihin, jolloin kerralla käydään läpi suuri määrä tapahtumia ja selvitetään kirjauksissa olevia virheitä. Työ kasautuu ja tuottaa aikatauluhaasteita palkkatapahtumien tarkistuksessa.
Koska tuntikirjaukset ja niihin liittyvät tapahtumat vaikuttavat maksettavaan palkkaan, tiedon oikeellisuus on ensiarvoisen tärkeää. Puuttuvat tai virheelliset kirjaukset on tärkeää tunnistaa ja selvittää ennen palkanmaksua. Kehittämisen tavoitteeksi asetettiin sekä tarkastustyön sujuvoittaminen että oikea-aikaisen ja oikeisiin tietoihin perustuvan palkanmaksun tukeminen.
Kahden viikon tarkastusrytmistä kohti jatkuvaa poikkeamien selvittämistä
Tavoitteena oli parantaa ja helpottaa tarkastustyötä. Kahden viikon välein tehtävän laajan raportin läpikäynnin sijaan tuotantokoordinaattorin tulisi voida tarkastaa kirjauksia pitkin palkkakautta, kysyä tiedoista luonnollisella kielellä ja keskittyä selvitystä vaativiin poikkeamiin.
Kun epäselvyyksiin voidaan tarttua lähempänä kirjaushetkeä, tavoitteena on vähentää jakson loppuun kertyvää selvitystyötä. Samalla asiantuntijan aikaa voidaan kohdistaa tapahtumiin, jotka tarvitsevat tarkempaa arviointia.
Attidon toteuttama AI-avustaja tukee tätä toimintatapaa Peabin nykyisessä Oracle APEX -sovellusympäristössä.
Oracle AI tuo keskustelevan käyttöliittymän tuntikirjaustietoihin
Ratkaisu hyödyntää Oracle AI -teknologiaa ja tarjoaa tuotantokoordinaattorille mahdollisuuden tarkastella tuntikirjaustietoja keskustellen. Käyttäjä voi hyödyntää valmiita kysymyksiä tai esittää omia kysymyksiään. Hän voi esimerkiksi selvittää, keneltä puuttuu aikapalkkakirjaus tarkasteltavalta jaksolta, ja jatkaa vastauksen perusteella tarkentavilla kysymyksillä.
AI-avustaja tukee tietojen tarkastamista ja nostaa mahdollisia poikkeamia käyttäjän arvioitavaksi. Palkanmaksuun vaikuttavien tietojen tarkistaminen, havaintojen arviointi ja tarvittavat korjaukset säilyvät vastuuhenkilöillä. Tekoäly auttaa kohdistamaan tarkastustyötä, ja ihmisen asiantuntemus säilyy keskeisenä tietojen oikeellisuuden varmistamisessa.
Ensimmäinen toteutus tuo kokemuksia tekoälyn hyödyntämisestä
Tuntikirjausten tarkastamisen avustaja on ensimmäinen toteutettu AI-käyttötapaus Peabin tuntikirjauksesta palkanmaksuun -prosessin kehittämisessä. Sen avulla päästään keräämään käytännön kokemuksia tekoälyn hyödyntämisestä osana päivittäistä työtä.
”Meille oli tärkeää saada ensimmäinen AI-toteutus valmiiksi ja käyttöön, jotta pääsemme keräämään kokemuksia tekoälyn hyödyntämisestä käytännön työssä. Näiden kokemusten pohjalta voimme arvioida, missä tekoälystä on eniten hyötyä, ja käynnistää uusia AI-hankkeita. Tuntikirjauksesta palkanmaksuun -prosessin läpikäynnissä tunnistimme jo muitakin kehityskohteita”, sanoo Peabin palvelupäällikkö Sirpa Karjalainen.
Yhteistyössä prosessien kehittäminen ja Oracle-osaaminen yhdistyivät rajatuksi toteutukseksi, jolla on selkeä liiketoiminnallinen tavoite. Peabin nykyinen sovellusympäristö ja sen sisältämä tieto muodostavat perustan uuden, jatkuvampaa tarkastamista tukevan toimintatavan rakentamiselle.
Attido
Attido on suomalainen Oracle-ratkaisuihin erikoistunut asiantuntijayritys. Autamme yrityksiä ja julkishallinnon organisaatioita kehittämään liiketoimintaprosessejaan ja saamaan enemmän arvoa Oracle-investoinneistaan. Yhdistämme prosessiosaamisen, Oracle-sovellukset, datan, integraatiot ja tekoälyn toimiviksi kokonaisuuksiksi – suunnittelusta toteutukseen ja jatkuviin palveluihin.
Peab
Peab on pohjoismainen yhteiskuntarakentaja, jolla on 13 000 työntekijää ja 5,4 miljardin euron liikevaihto. Paikallisen läsnäolon ja omien resurssiemme avulla kehitämme ja rakennamme arkea. Konsernin osake noteerataan Tukholman pörssissä.
