Aika on €€€

8.3.2017

Aika on rahaa, sanoi jo Benjamin Franklin aikoinaan. Mies otettiin sen verran vakavasti, että hän sai oman setelin. Pohdin taannoin myyntikalvoja rustatessani, että BI -järjestelmää rakentaessamme mehän olemme melko ytimessä tuon kuolemattoman lausahduksen kanssa.

Yrityksen taloudellinen tilanne on minä tahansa ajan hetkenä helppo pilkkoa kuluihin ja tuloihin. Pääsääntöisesti viivan alle pyritään saamaan positiivinen lopputulos. Tämä onkin usein vakiosisältöä yritysten strategiassa. Kulurakenteet alas ja tulovirtaa lisää. Käyttökate ainakin 15% ja niin edelleen. Meidänkin firmassa mennään aika pitkälti näillä.

Rumban sävelet 2017

Jo legendaariseksi controllereiden ja muiden liiketoiminnan edustajien koetinkiveksi tituleerattu ”Exceli -rumba” täyttää edelleenkin vuonna 2017 monen ahkeran työntekijän kalenteria. Kuukausittain ja jopa viikoittan tuotettavat raportit parsitaan kasaan eri tietolähteistä, viedään Exceliin ja niille tehdään erilaisia laskentoja ja muita viilailuja. Lopuksi tuotetaan PowerPoint -esitys joka lähetetään sähköpostilla johdolle ja kullekin yksikölle.

Eri yksiköille tuotetaan luultavasti samat raportit hieman eri näkökulmasta. Tämä johtaa vääjäämättä erilaisiin mustiin laatikoihin, valtaviin Exceli -virityksiin, jonka kymmenet välilehdet ja moniulotteiset laskentakaavat tuntee vain se ahkera controlleri, joka kyseisen mammutin on aikojen saatossa luonut. On kehitetty vähitellen uutta toiminnallisuutta ja datan määrä samaan aikaan kasvaa. Ajaudutaan vääjäämättä tilanteeseen, jossa raportoinnin prosessi hyvistä aikeista huolimatta hidastuu hidastumistaan ja lopulta kaatuu omaan monimutkaisuuteensa.

Yksinomaan controllereita ja muuta business -porukkaa tästä ei voi syyttää. Olen niin ikään nähnyt ja ollut osallisena eri asteisissa tietokanta -ja sovelluskehityshankkeissa, joilla on ratkottu ensin pieniä liiketoiminnan ongelmia ja sen jälkeen touhuttu laajennuksia ja lisäosia ei-niin-systemaattisesti. Jossain vaiheessa on huomattu, että kehittäminen on melko haastavaa, eikä järjestelmä alun perin ollutkaan soveltuva siihen kaikkeen, mitä siltä tällä hetkellä vaaditaan.

Yllä mainittuja arjen ajan käyttöön suoraan vaikuttavia pullonkauloja voidaan poistaa tai ainakin minimoida. BI -järjestelmä nähdään tänä päivänä helposti tajunnan tai ainakin myynnin räjäyttävänä Big Data -kristallipallona. Osin saatetaankin sivuuttaa, että yhtiön tulos koostuu myyntitulojen lisäksi myös erilaisista kuluista, joita rutiiniraportoinnin automatisoinnilla voitaisiin osaltaan leikata. Kulujen vähentäminen nimittäihn heijastuu tuloslaskelmaan melko suoraan.

Säästöistä tuloksen tekoon

Controllerit ovat keskimäärin aika fiksua porukkaa ja äkkiä kysyvätkin, että ”Mitäs minä sitten teen, kun robotti tuottaa kaikki nämä n-kappaletta raportteja automaattisesti?”

Automatisoimalla yhtiön rutiininomaisesti tuotettavan raportoinnin, kuten myynti- ja taseraportit, tuloslaskelmat yms. sekä rakentamalla vain kevyttäkin automaattista lukujen tulkintaa vaikkapa trendipoikkeamat alleviivamalla, vapautamme controllerin ajan lukujen tarkasteluun ja syvemmällä datassa lymyävien informaation kultakimpaleiden löytämiseen.

On paljon mukavampi vastata toimarin kysymykseen ”Miksi?”, kun on ehtinyt tehdä edellisenä päivänä vähän analyysiä. Liiketoiminnan asiantuntijoiden ajankäytön tehostaminen ja ohjaaminen uudelle data-analytiikan polulle ruutinien suorittamisen sijaan johtaa parempaan ymmärrykseen liiketoiminnasta ja siihen vaikuttavasta ympäristöstä. Eikä näitä palveluita tarvitse ostaa talon ulkopuolelta, kun paras näkemys liiketoimintaan hyvin usein löytyy oman katon alta.

M-käyrä koilliseen

Kun rutiinit ovat kunnossa, voidaan katse kääntää monimutkaisempien analyysien tekemiseen ja sitä kautta myynnin käyrän hivuttamiseen yläviistoon. Hyödynnetään enemmän erilaisia tietokokonaisuuksia omasta liiketoiminnasta ja rikastetaan sitä avoimella datalla. Jaetaan havaintoja muiden osaajien kanssa ja kehitetään yrityksen kollektiivista ymmärrystä liiketoiminnasta ja siitä ”isosta kuvasta”. Otetaan BI-järjestelmästä kaikki irti ja hyödynnetään investointia vihdoin tehokkaasti.

Kuulostaako siltä, mihin liiketoiminnan asiantuntijan pitäisikin aikansa käyttää?

Siirrytään sujuvasti kulurakenteiden pienentämisestä myynnin kasvattamiseen ohjaamalla yrityksen sisäisiä resursseja tarkoituksenmukaisiin tehtäviin. Controllerin V-käyrä laskee ja myynnin (M) käyrä nousee.

 

Lue lisää tiedolla johtamisesta tästä.

Timo Jääskeläinen

Director, Business Analytics Services

Tilaa uutiskirje

Saat tietää ensimmäisenä alamme kuumimmat uutiset. Lähetämme tyypillisesti uutiskirjeen neljästi vuodessa.

Kanavat

Löydät meidät myös seuraavista kanavista: