Tehokkuutta taloushallintoon älykkäällä automaatiolla

24.5.2017

Loistavassa Tapahtumahotelli Huoneessa 17.5. järjestämämme Humans are not machines -aamiaistilaisuus keräsi runsaan määrän asiakkaitamme ja yhteistyökumppaneitamme kuuntelemaan mainioita puheenvuoroja liittyen automaatioon, robotiikkaan ja digitalisaatioon, erityisesti taloushallinnon näkökulmasta. Tupa oli täynnä ja Huoneen tarjoamat puitteet hulppeat. Oli hienoa nähdä, että taloushallinnon älykäs automatisointi on aiheena monille ajankohtainen ja asioita halutaan kehittää, vaikka taloushallinnon ratkaisut eivät tunnetusti ole niitä, joita kehitetään etunenässä.

Tulevaisuuden visiointia

Tapahtuma käynnistyi Great Mindsin Kirsi Kostian ja Niko Herlinin esityksellä ihmisen ja robotin lyömättömästä yhdistelmästä. Great Mindsilla on laajaa osaamista ja kokemusta mm. organisaatioiden muutosjohtamisesta ja toimintakulttuurien kehittämisestä. He ovat huomanneet, kuinka keskustelut yritysten kanssa keskittyvät usein juuri digitalisaation, robotiikan ja automaation viitekehykseen. Juuri näiden asioiden pohjalta usein haetaankin ratkaisuja toimintojen kehittämiseen. Yrityksissä ei kuitenkaan huomata ajatella, että tapoja onnistua voi olla useita ja mielikuvitus on tärkeä työkalu, varsinkin yritysten johdossa (tämä on usein erityisesti aikuisille haastavaa). Esityksen aikana yleisölle annettiin tehtäväksi pohtia vierustoverin kanssa miltä taloushallinto näyttää vuonna 2030. Tilan valtasi hetkessä runsas puheensorina ja vastauksia läpikäydessä suuri osa yleisöstä näytti olevan sitä mieltä, että robotiikka ja automaatio tulee olemaan suuressa roolissa ja että digitalisaatio on jo nyt muuttanut tapojamme tehdä työtä. Pohdinnassa oli myös, että tarvitaanko kirjanpitoa enää ollenkaan lohkoketjujen yleistyessä.

Kirsi Kostia ja Niko Herlin kertovat miksi ihminen ja kone ovat yhdessä lyömättömiä.

Keskustellessani ihmisten kanssa väliajalla huomasin monien olevan yhtä mieltä siitä, että tulevaisuus tulee varmasti vähentämään ihmisten tekemiä työtehtäviä radikaalisti robotiikan ja automaation avulla, mutta se ei välttämättä tarkoita sitä, että työpaikat tulisivat vähenemään, vaan ehkä jopa päinvastoin. Tutkimusten mukaanhan 65% nykyajan peruskoululaisista tulee työllistymään työtehtäviin, joita ei ole vielä edes keksitty. Pitäisikö siis jo kouluissa ottaa enemmän tulevaisuutta huomioon opetussuunnitelmassa ja miettiä mitä nykypäivän lapsille kannattaa oikeasti opettaa? Ehkä olisi järkevää opettaa spesifien taitojen sijasta oppimisen taitoja?

Aicon ensiesiintyminen

Väliajan jälkeen oli vuorossa Attidon Kaisa Nuorivaaran esitys Aicosta, jonka monet tuntevat jo ennestään eMemona ja eClosena. Kaisa summasi hyvin sitä, mikä on alun perin ollut Aicon syntymän ideana, eli tehdä taloushallinnon tehtävistä tehokkaampia ja mielekkäämpiä ihmiselle. Aico on nyt myös entistä enemmän yhtenäinen kokonaisuus kahden eri ratkaisun sijasta ja uutta on tullut Account Reconciliation- ja Closing and Continuous Aaccounting –moduulien muodossa. Myös Kaisa on sitä mieltä, että automaation ja robotiikan määrä tulee taloushallinnossa väistämättä kasvamaan, mutta tämä tulee johtamaan siihen, että ihmisten tehtävänä on jatkossa entistä enemmän tunnistaa pullonkauloja, kehittää prosesseja, ja hyödyntää edistyksellisiä analytiikka- ja raportointityökaluja toiminnan kehittämisessä.

Käytännön näkökulmaa Fortumilta

Kaisan jälkeen oli vuorossa Fortumin prosessien hallinnasta vastaavan Terhi Powellin puheenvuoro, joka kertoi siitä, miten Fortum on saanut sisäisten palveluidensa laskutuksen aivan uudelle tasolle Aicon avulla. Terhi kertoi aluksi siitä, miten Fortum suuresta koostaan huolimatta uudistuu varsin nopealla tahdilla ja yritysjärjestelyt muuttuvat. Tämä tarkoittaa myös sitä, että talouden prosessien pitää olla joustavia. Problematiikkaa on aiheuttanut mm. se, että Fortumilla on useita eri kirjanpitotiimejä useissa eri maissa ja ne palvelevat yli 100 eri legaaliyhtiötä. Ennen Aicoa Fortumin käytössä oli vahvasti räätälöity järjestelmä, jolla sisäisen laskutuksen prosessi oli raskas. Paine uusien ratkaisujen ja prosessien kehittämiseen alkoi kasvaa, ja kun vanhan järjestelmän todettiin olevan ikänsä lopussa, alettiin pohtia erilaisia ratkaisuja. Yhtenä vaihtoehtona oli Oracle EBS:n oma sisäisen laskutuksen moduuli, mutta todettuaan sen rajoitteiden takia epäsopivaksi Fortumille, aloitettiin keskustelut Attidon kanssa. Uuden työkalun piti pystyä automatisoimaan rutiinitehtäviä järkevällä tavalla ja vähentämään työtä (eli vähemmän laskutettavaa työtä sisäisesti). Isoin muutos Aicon käyttöönoton jälkeen on ollut se, että tietoa ei tarvitse enää pyöritellä eri järjestelmissä, vaan Aico osaa saumattomasti validoida tietoa suoraan ERP:stä. Lisäksi myös ongelmat rajapinnan kanssa on vähentyneet, laskutusprosessiin on saatu enemmän läpinäkyvyyttä, eikä muutokset esim. vaikka ALV:ihin aiheuta enää niin paljoa haasteita. Jatkossa Fortumilla aiotaankin lisätä automaatiota ja validointia entisestään.

”Data vanhenee kuin viini, applikaatiot vanhenevat kuin kala”

Viimeisimpänä, muttei vähäisimpänä lauteille päästettiin Attidon kansainvälisen liiketoiminnan vetäjä Marko Maunula, joka puheenvuorossaan otti kantaa älykkääseen automaatioon ja talouden prosessien digitalisoitumiseen. Marko toi erinomaisia pointteja esiin siitä mitä älykkyys ja digitalisaatio oikeastaan ovat, miten koneet ovat alkaneet ajatella ja miten digitalisaatio on tuonut aivan uudenlaista bisnestä. Miksi kuitenkin talous, sen järjestelmät ja prosessit ovat huomattavasti jäljessä? Marko esitti tähän useita syitä mm. sen että talouden järjestelmät eivät ole tehty avoimuutta ajatellen, arkkitehtuurimallit ovat ikiaikaisia, lisensointimallit eivät tue ”post modern ERP” ajattelua, lainsäädäntö muuttuu hitaasti, ja verotus vielä hitaammin. Menestysreseptihän nykyajan järjestelmille on nimenomaan juuri avoimuus, ketteryys ja integroitavuus. Miksi siis liike tulevaisuuteen, automaatio ja tiedon parempi hyödyntäminen taloushallinnossa kannattaisi aloittaa jo tänään? ”Data is ageing like wine, applications is ageing like fish”, eli toisin sanoen, tietomäärät kasvavat ja kun tieto on alusta alkaen hyvin jäsennelty, se tulee tuottamaan ajan kanssa entistä enemmän hyötyä, jos sitä oikeasti hyödynnetään, kun taas applikaatioiden toteuttaminen on yleensä sidottu yrityksen sen hetkiseen teknologiseen ympäristöön ja alkaa vanhentua jo ennen kuin edes koko applikaatiota on otettu käyttöön.

 

Lue lisää talouden automaatiosta tästä.

Tilaa uutiskirje

Saat tietää ensimmäisenä alamme kuumimmat uutiset. Lähetämme tyypillisesti uutiskirjeen neljästi vuodessa.

Kanavat

Löydät meidät myös seuraavista kanavista: