Aico lupaa paljon – näin prosessien digitalisointi tuo säästöjä

3.5.2018

Edellisessä blogissani kerroin, miten lunastamme lupauksemme 50% säästöistä muistiotositteiden käsittelyssä Aico Journals-sovelluksen avulla. Tällä kertaa pureudun monimutkaisempaan aiheeseen, Aico Requests–sovellukseen. Siitä kertominen on myynnille haastavaa, koska sen viesti on juuri sellainen, mikä kuvataan yhdeksi myynnin pahimmista virheistä – sillä voi digitalisoida minkä tahansa prosessin. Todennäköisesti vielä hankalampaa se on kuulijalle, joka yrittää arvioida kuulemaansa omassa toimintaympäristössään.

”Siitä se idea sitten lähtikin”

Requests-sovelluksen idea lähti vuonna 2013 liikkeelle siitä, kun eräs asiakkaamme käsitteli talouden toimeksiantoja Lotus Notes-järjestelmässä. Asiakas kaipasi järjestelmää, jolla voisi tehdä seuraavia asioita:

  • Laatijoille olisi sähköinen lomake, joka pakottaisi kirjaamaan kaiken olennaisen tiedon toimeksiantoon ja siten yhdenmukaistaisi toimeksiantojen laatua.
  • Työnkulut voitaisiin määrittää lomakekohtaisesti ja työnkulku olisi seurattavissa läpi käsittelyn.
  • Lomakkeen sisältö voitaisiin validoida laatimisvaiheessa.
  • Osa lomakkeista voitaisiin integroida ulkoisiin järjestelmiin.
  • Palvelutiimit voisivat käsitellä toimeksiantoja ja tekemistä ohjaisi prioriteettijärjestys.
  • Palvelun laatua voisi seurata SLA-laskennan avulla.
  • Laatijat voisivat työnkulun päätteeksi palauttaa toimeksiannot käsittelytiimille, jos lopputulos ei ole pyydetyn mukainen.
  • Työkalussa olisi sisäänrakennettuna ITSM:stä tutut käsitteet ja toimintamallit.

Asiakas käsitteli Lotus Notesissa monenlaisia toimeksiantoja kuten manuaalilaskuja, manuaalimaksuja, käyttöomaisuuden romutuksia ja myyntejä, ostolaskujen ja myyntilaskujen eräpäivien siirtoja, perustietojen ylläpitoa, toimittajien avauksia, vapaatekstimuotoisia toimeksiantoja jne. Olen varma, että tämä kuulostaa tutulta talouden parissa työskenteleville. Samoin tuttua lienee, että ongelmaa on pyritty ratkomaan työvälinein, joita on alun perin kehitetty IT-yksiköille auttamaan lukuisien it-tukitarpeiden käsitellyssä. Koska vastaava tarve on ollut olemassa myös talouden puolella, sitä on ratkottu laajentamalla ITSM-työkalun käyttöä talouden prosesseihin. ITSM on tarjonnut kontekstin, jossa keskiössä ovat palvelutiimit, jotka toteuttavat SLA:ssa (tai ilman SLA:ta) sovittujen pelisääntöjen mukaisesti liiketoiminnan toimeksiantoja. Tiimin esimies voi työkalun avulla ohjata tiiminsä työtä ja toimeksiannon priorisointi mahdollistaa niiden käsittelyn oikeassa järjestyksessä. Työkalusta voi raportoida SLA:n toteutumisen ja näin mitata tiimin tehokkuutta.

Aico Requests-sovelluksen syntytarina

Me aicolaiset päätimme kehittää ratkaisun, joka palvelisi talouden prosesseja niiden tarpeista käsin. Rehvakkaasti nimesin tulokkaan omissa ajatuksissani FSM-työkaluksi eli Financial Service Management –työkaluksi. Lähtökohtana olisikin, että työkalu tukisi talouden prosesseja, eikä päinvastoin, että yritetään saada puristettua talouden prosessit it-työkaluun. Oli kuitenkin tärkeää ottaa mukaan hyvät käytännöt, joita ITSM-työkaluissa oli vuosien kehityksen myötä syntynyt. Samalla varmistettaisiin, että siirtymä Aicoon olisi mahdollisimman kivuton, jos käytössä olisi jo ITSM-työkalu.

Näin syntyi Aico Requests -sovellus. Siinä voi itsepalveluna muodostaa lomakkeita, määrittää kullekin lomakkeelle tarkoituksenmukaisen työnkulun sekä määritellä ihmiset jotka osallistuvat kunkin lomakkeen käsittelyyn. Toimeksiantoja syntyy käsin, kopiona, automaattisesti ulkoisen järjestelmän dataan perustuen tai säännön perusteella. Aicolaisten konsultointiapua tarvitaan vain, jos lomakkeen käsittelyä tehostetaan integraation avulla. Koska toimeksiantoja voi tehdä käytännössä kuka tahansa, on Requests-sovelluksen vuosittainen tilausmaksu on transaktioihin perustuva. Tämä tarkoittaa, että hyödyt kasvavat keskittämällä pieniä prosesseja työkaluun hinnan kasvaessa vain lisätransaktioiden verran. Erityisen hyvinRequests-sovellus palvelee yrityksiä, joilla on palvelukeskus tai jotka ovat ulkoistaneet talouden prosesseja. Liiketoiminnan ihmisten on helppo seurata toimeksiantojensa statusta ja palvelutiimien on helppo nähdä työjonot prioriteettijärjestyksessä.

Haluatko kuulla lisää Aicosta? Ota yhteyttä, kerromme mielellämme lisää!

Jani Martikkala

Vice President, Aico

Tilaa uutiskirje

Saat tietää ensimmäisenä alamme kuumimmat uutiset. Lähetämme tyypillisesti uutiskirjeen neljästi vuodessa.

Kanavat

Löydät meidät myös seuraavista kanavista: