Aico lupaa paljon – näin me lunastamme lupauksemme

8.3.2018

Edellisessä kirjoituksessani kerroin, kuinka paljon Aico voi säästää aikaa ja vähentää virheitä talouden prosesseissa. Nyt arvioin Aicon Journals-moduulia: mitkä ovat kokemuksemme ja asiakaspalautteen mukaiset hyödyt ja säästöt? Entä mistä lupaamamme, jopa 50 prosentin, ajansäästö syntyy?

Miten oli ennen

Kun aloitimme Aicon kehittämisen vuonna 2008, tositteita syötettiin kirjanpitoon käsin. Noista ajoista on jo päästy pitkälle. Nykyisin yleisin lähtötilanne on tämä: excelissä luodaan muistio (journal), joka lähetetään kirjanpito-osastolle sisäänluettavaksi kirjanpitoon. Sisäänluvussa ei yleensä pystytä hyödyntämään kirjanpidossa olevia tarkastussääntöjä, joten muistion laatijan kanssa joudutaan tekemään selvitystyötä ja sähköpostiviestittelyä, mikäli kirjaus ei mene läpi. On mahdotonta seurata kaikkien käsittelyssä olevien muistioiden prosessia ja tilaa, eikä laatija pysty seuraamaan, milloin hänen tekemänsä muistio on kirjattu. Prosessin lopussa odottaa aikaa vievä tulostaminen ja paperitositteiden arkistointi, tietysti myös liitteet pitää saada arkistoon. Hyväksyntä on manuaalinen ja tehdään paperilla. Jälkikäteen tehtävä auditointi tai tiedon etsintä on täysin manuaalista ja aikaa vievää. Audit trail on vaikea löytää.

Missä ollaan nyt

Aico Journals ratkaisee nämä ongelmat. Eräs asiakkaamme kiteytti asian näin: ”Aicossa yhdistyvät toimeksiantokanta sekä SAP-syöttö. Työkalu säästää aikaamme ja vähentää tuplatyön määrää. Aico tuo prosessiin läpinäkyvyyttä, sekä helpottaa auditointeja ja hyväksyntäprosesseja. Kirjaukset ovat nyt täydellisempiä ja kirjausten teossa on vähemmän epävarmuutta, mikä on vähentänyt tarvetta ohjeistamiseen.”

Toinen puolestaan painotti prosessin ja työkalun selkeytymisen merkitystä: ”Tärkeää on työkalujen helppokäyttöisyys ja se, että käyttäjien erilaiset roolit on huomioitu. Kun saadaan samat työkalut ohjeistettua jokaiseen maahan, toiminta tehostuu ja säästetään aikaa.

Aicon ehdoton vahvuus on reaaliaikainen integraatio kirjanpitoon. Kirjaukset suljetuille kausille ovat mahdollisia, koska Aico pitää muistiot siirtojonossa, kunnes kausi avataan. Erityisesti Aicosta hyötyvät ne yritykset, joilla on useita ERP-järjestelmiä, sillä Aico tukee integraatiota useaan ERP-järjestelmään yhtä aikaa. Joustava hyväksyntäprosessi voidaan tarvittaessa tehdä saldoihin siirron jälkeen, jolloin kiireiset kauden katkon päivät eivät veny hyväksyntää odotellessa.

Lupaamamme 50% säästöt syntyvät mm. seuraavista käytännön muutoksista työskentelyssä:

  • Toistuvat tapahtumat ja kirjausten peruutukset syntyvät automaattisesti
  • Helppo tapa kopioida tosite aikaisemmin tehdystä muistiosta
  • Yhdellä muistiolla voi tehdä tositteita esimerkiksi usealle yhtiölle tai päivälle samanaikaisesti
  • Sähköinen arkistointi – ei enää tulostamista
  • Tukidokumentaatio on osana muistiota ja siten audit trail on täydellinen
  • Muistiot ovat helposti löydettävissä, myös arkistoitumisen jälkeen
  • Hyväksyntä tapahtuu sähköisesti
  • Muistioiden laatu paranee, kun ne tarkistetaan kirjanpitoa vasten jo laatimisvaiheessa
  • Kauden katkon tositteet valmistuvat tehokkaammin
  • Tositteille voi porautua myös ERPista käsin, esimerkiksi jos haluaa tarkastella liitteitä

Aico tuottaa myös sellaista lisäarvoa, jota on vaikea mitata rahassa. Kun prosessi on koko ajan reaaliajassa auditoitavissa ja kontrollissa, voidaan selkeästi viestiä, miten prosessi hoidetaan ja ketkä ovat osana sitä. Läpinäkyvyys, auditoitavuus ja kontrolli hyödyttävät niin johtoa kuin yksittäisiä tekijöitäkin. Erityisen suuret hyödyt saavutetaan, kun prosesseja on ulkoistettu tai palvelukeskus ja liiketoiminta jakavat vastuun muistioiden tekemisestä.

Entä tulevaisuus?

Muistioiden tulevaisuus on jo täällä. Aicon vuoden 2018 julkaisuissa muistioprosessi linkittyy tiiviimmin muihin Aicon osiin – kauden katkon tehtävistä yhä useampi pystyy luomaan muistion automaattisesti, eri lähteistä noudettuun dataan perustuen. Tase-erittelyistä syntyy muistio automaattisesti väärien kirjausten osalta, ja vaikkapa manuaalimaksuista tehdään automaattinen välitilikirjaus, kun pankki on kuitannut maksun maksetuksi. Ja mikä hienointa, kaikki tämä on yhdestä käyttöliittymästä seurattavissa reaaliaikaisesti.

Kuulostaako hyvältä? Niin meistäkin! Ota yhteyttä, kerromme mielellämme lisää!

Jani Martikkala

Vice President, Aico

Tilaa uutiskirje

Saat tietää ensimmäisenä alamme kuumimmat uutiset. Lähetämme tyypillisesti uutiskirjeen neljästi vuodessa.

Kanavat

Löydät meidät myös seuraavista kanavista: