Voimaa vapaaehtoistoimintaan analytiikan avulla, Case Suomen Partiolaiset

 

Partio on Suomen suurin nuorisoliike, joka tarvitsee runsain määrin vapaaehtoisia aikuisia mahdollistajia laadukkaan toiminnan turvaamiseksi. Aika ja osaaminen on arvokkainta mitä aikuinen voi partion hyväksi antaa; osallistua voi paikallistason viikkotoimintaan, tapahtumien järjestämiseen tai tukitoimintojen kehittämiseen ja tukemiseen.

Vapaaehtoisjärjestön haasteet verrattavissa yritystoimintaan

Kansallisella- ja piiritasolla järjestettävät tapahtumat ja leirit ovat mittavia, vapaaehtoisvoimin toteutettavia projekteja, joissa osallistujia on tuhansia. Tapahtumien budjetit liikkuvat helposti sadoissa tuhansissa euroissa ja tavoitteet suunnittelun, budjetoinnin, logistiikan, resursoinnin yms. suhteen ovat samat kuin voittoa tavoittelevilla organisaatioilla: niukoilla resursseilla pitäisi saada aikaan mahdollisimman paljon, laadukasta ja optimaalisessa ajassa. Tämän lisäksi tuotos (partion tapauksessa tapahtuma) tulee saada myytyä potentiaaliselle asiakaskunnalle (partion tapauksessa oikean ikäryhmän partiolaisille ja partiosta mahdollisesti kiinnostuneille nuorille).

Tiedolla johtamisen perustarpeet

Toiminnan kehittämiseen liittyvät haasteet tiedolla johtamisen ja raportoinnin näkökulmasta ovat partion kannalta pitkälti samoja, joita autamme asiakkaitamme ratkomaan päivittäin.

Tiedolla johtamisen perustarpeet voidaan kiteyttää neljään kohtaan:

1)     Organisaation kallisarvoista aikaa ei saisi tuhlata helposti automatisoitaviin rutiinitehtäviin. Turhasta manuaalisesta työstä olisi päästävä eroon, sillä se kasvattaa virheiden riskiä ja aiheuttaa pullonkauloja tiedonkulussa.

2)     Tiedon on oltava luotettavaa ja helposti saatavilla oikeaan aikaan.

3)     Organisaation avainresurssien eli tekijöiden on voitava keskittyä olennaiseen. Kaikki eivät tarvitse kaikkea tietoa, vältetään ns. dataähkyä. Raportoinnin pitää palvella joustavasti organisaatiossa ilmeneviä eri tarpeita.

4)     Miten kehittää toimintaa ja viedä organisaatiota eteenpäin tietoa hyväksikäyttäen? Miten raportointi ja analytiikka saadaan tukemaan ydinstrategiaa?

Qlik ja Attido helpottavat partiolaisten työtä analytiikan avulla

Partio järjestää kesällä 2017 Uudenmaan Partiopiirin kaikkien aikojen suurinta piirileiriä. Leiri (Säihke 2017) järjestetään Hangon Syndalenissa heinäkuussa ja ilmoittautuneita osallistujia on tähän mennessä n. 2500.

Piiritason tapahtumien budjetointi ja talousraportointi tapahtuu Google Drive taulukkolaskentatiedostojen avulla. Vaikka käytäntö on ollut jokseenkin toimiva, ovat yllä mainitut ongelmat tulleet tutuksi myös tämän projektin talouden raportoinnin näkökulmasta jo budjetointikierrosten yhteydessä. Spreadsheettien käytön tuomien haasteiden lisäksi myös tiedon yhdistely eri lähteistä (mm. ilmoittautumistiedot, avoin data) on ollut hankalaa, ellei jopa mahdotonta, mikä on asettanut huomattavia rajoitteita tiedolla johtamisen mahdollisuuksille.

Raportoinnin ilmeisiin haasteisiin vastataksemme päätimme pilotoida Säihke 2017 projektin tiimoilta keskitetyn raportointiratkaisun käyttöönoton. QlikTech hyväksyi Uudenmaan Partiopiirin hakemuksen Corporate Social Responsibility- ohjelmaan, jonka turvin saimme QlikSense – ja Qlik Analytics Platform lisenssit veloituksetta partion käyttöön. Ympäristön ylläpito ja sovellusten kehitys tehdään Attidon toimesta pro bono- työnä.

Talousraportointiin helpotusta

Säihke 2017 projektin raportoinnin osalta haluttiin saada parannusta talousraportoinnin helpottamiseen ja järkeistämiseen. Useiden spreadsheettien hallinnointi on ollut raskasta ja riskialtista. Väärin linkitetty tai siirretty tiedosto aiheuttaa helposti ongelmia ja kookkaat taulukot ovat raskaita lukea. Rakentamalla QlikSenseen budjetinseurannan työpöydän, jota päivitetään ja hallinnoidaan keskitetysti, pystymme tulevaisuudessa vähentämään projektin talouden hallinnasta vastaavien henkilöiden tukityöhön ja ohjeistukseen käyttämää aikaa, sekä vanhentuneen tiedon aiheuttamaa hämmennystä.

Visualisointi auttaa fokusoimaan huomion

Selkeät ja tarkoituksenmukaiset visualisaatiot auttavat tukiorganisaatiota fokusoimaan olennaisiin asioihin. Porautumisen mahdollistaminen helposti ylemmältä aggregointitasolta osa-aluekohtaiseen budjettiin auttaa reagoimaan asioihin hyvissä ajoin.

Osa-aluekohtaiset raportit mahdollistavat räätälöityjen näkymien kehittämisen, jolloin voimme palvella eri roolissa toimivia vapaaehtoisia entistä paremmin: kaikkien ei tarvitse olla taloushallinnon asiantuntijoita, vaan kukin voi keskittyä vastuualueensa olennaiseen tekemiseen ja seurata samalla helposti ja luotettavasti budjetin toteutumista omalta osaltaan.

Karttasovelluksella selkeyttä

Partion tulevaisuuden strategia painottuu voimakkaasti harrastuksen toimintaedellytysten turvaamiseen koko maassa sekä partion jäsenmäärän kasvattamiseen. Näiden tavoitteiden tukemisen kannalta olennaista on, että tapahtumat ja toiminta saavat näkyvyyttä ja herättävät kiinnostusta oikeiden kohderyhmien keskuudessa.

Säihke 2017 -projektissa toteutamme Qlik QAP – lisenssin turvin Säihke 2017 nettisivuille upotetun karttasovelluksen osallistujamääristä alueittain (mm. matka leirialueelle). Tuomme nettisivuille myös visualisoinnit some-seurantatiedoista aiheeseen liittyen. Tavoitteena on kasvattaa leirin tunnettuutta ja kannustaa uusia osallistujia ilmoittautumaan mukaan leirille ennen jälki-ilmoittautumisen alkua.

Partiolaisten analytiikkamatka on vasta aluillaan, mutta potentiaalisia kehityskohteita raportoinnin saralla löytyy useita. Erityisesti paikkatiedon hyödyntämisen mahdollisuudet partiotoiminnan kehittämisessä ovat moninaiset (esim. potentiaalisten harrastajien määrä alueella, retkeilymaastojen ja leiripaikkojen etäisyys harrastajista, paikallisjärjestöjen alueellinen jakautuminen suhteessa harrastajiin).

Vastaava matka kutsuu myös muita organisaatioita helpottamaan liiketoiminnan kehittämistä analytiikan avulla. Oletko sinä valmis?


Maria Helander, Project Manager & BI Team Leader, Attido

Maria toimii Attidolla BI Tiimin vetäjänä ja vastaa tiimin projekteista ja jatkuvien palvelujen asiakkuuksista. Tätä ennen hän on toiminut Attidolla asiantuntijatehtävissä BI- ja tietokantakehitysprojekteissa. Maria on koulutukseltaan ekonomisti ja työskennellyt aiemmin mm. tilastoanalyysin parissa.  Vapaa-ajallaan Maria viihtyy perheen kanssa sekä harrastaa partiota, juoksua ja tennistä.

Pin It on Pinterest

Share This