Uusi taloushallinto nojaa automaatioon

 

Matka kohti taloushallinnon tulevaisuutta alkoi parikymmentä vuotta sitten paperin korvaamisella sähköisillä prosesseilla. Nyt ollaan uuden kynnyksellä.

Taloushallinnon tulevaisuus on kokonaisvaltaisessa automaatiossa ja talouden kontrolleissa. Kehityskulku, joka alkoi parikymmentä vuotta sitten, on tulossa pisteeseen jossa talousosaston asiantuntemus voidaan viimein siirtää Excelien täyttämisestä itse asiaan.

Näkemystä tukee paitsi kiihtynyt julkinen keskustelu, myös joukko uskottavia ennusteita. Tämä on luonnollinen askel tiellä, joka alkoi prosessien sähköistämisestä. Nyt sähköiseltä järjestelmältä odotetaan enemmän kuin paperinkulutuksen vähentämistä. Järjestelmän pitää hoitaa rutiineja, kontrolloida prosesseja ja tarjota tekijöille, esimiehille ja johdolle ajantasainen näkymä talouden tilanteeseen.

Me olemme tämän trendin ytimessä. Mutta miten tähän on tultu ja kuka uskaltautuu mukaan?

Ensin sähköistettiin prosessit

Minun osaltani matka alkoi vuonna 1999. Ensimmäinen työpaikkani tuoreena kauppatieteen maisterina oli pienessä yrityksessä nimeltä Basware. Pääsin mukaan käynnissä olleeseen murrokseen, kun ostolaskujen käsittelyn sähköistäminen oli lähtenyt kovaan vauhtiin.

Tutustuin projektien kautta yli 40 yritykseen Suomessa ja maailmalla, Basware laajensi Eurooppaan ja Yhdysvaltoihin. Ensimmäiset automaatioinnovaatiot tehtiin jo tuolloin ostolaskujen käsittelyyn.

Ajan myötä alkoi kuitenkin harmittaa se, että keskityttiin vain purchase to pay- ja order to cash -prosesseihin, siis siihen miten yritys tekee hankintoja ja maksaa ne.

Halusin saada kokonaisvaltaisempaa näkemystä asiakkaiden arjesta.

Perustimme kollegan kanssa yrityksen, jossa tarkastelimme asiakkaiden talouden prosesseja mahdollisimman perinpohjaisesti. Sitä kautta tuli tutuksi talouden arki: se, kuinka paljon työtehtäviä ja käsityötä liittyi kuukausittaisiin kaudenkatkoihin ja vuotuisiin tilinpäätöksiin. Yrityksillä ei ollut käytössään minkäänlaisia rutiineja helpottavia automaatiotoimintoja. Myöskään audit trailia ei jäänyt.

Asiakkaat kysyivät, mitä asialle voisi tehdä.

Vastauksena aloimme rakentaa alustaa, jonka ensimmäisenä ominaisuutena oli ratkaista se, miten saataisiin ostolaskujen käsittelyjärjestelmässä auki oleva lasku kirjattua päättyvälle kuukaudelle vielä sen jälkeen, kun ostoreskontra on suljettu.

Seuraavissa vaiheissa asiakkaat kysyivät ratkaisuja muistiotositteiden, manuaalimaksujen, investointien ja laskutusmääräysten hyväksyntään.

Suuntana automaatio ja kontrollit

Rakentaessamme hyväksymiskiertoja huomasimme, että toistuvia tapahtumia voidaan automatisoida, ja että sähköinen työkalumme mahdollisti kontrollin prosesseihin. Sen jälkeen rakensimme yksinkertaisen closing monitorin kaudenkatkon tehtävien hallintaan. Silloin kellot alkoivat soida.

Huomasimme, että rakentamamme yksittäiset ratkaisut eivät olleetkaan yksittäisiä ratkaisuja. Monet closing monitorissa listatuista tehtävistä suoritettiin esimerkiksi muistiona työkalussamme ja voitaisiin siten helposti integroida näkymään ja etenemään reaaliaikaisesti closing monitorissa.

Kun Attido samaan aikaan on yhtiönä kasvanut useiden pörssiyhtiöiden ERP-ylläpitäjäksi, olemme entistä paremmin alkaneet ymmärtää siitä, millaisia tehtäviä ERP-järjestelmässä kaudenkatkossa suoritetaan, ja miten automaatio voidaan siellä rakentaa.

Kun meillä lisäksi on vankka business intelligence -asiantuntemus, pystymme yhdistämään kokonaisuuteen trendiraportoinnin ja talouden suorituskyvyn analysoinnin, minkä kautta voidaan osoittaa mahdolliset ongelmakohdat ja toisaalta se, miten tekeminen työkalumme avulla tehostuu.

Niinhän sen pitää mennä!

On päivä päivältä selvempää, että tämä on se tie, jota yritykset kulkevat kehittäessään liiketoimintaansa. Ne tarvitsevat järjestelmiä, jotka kokoavat kaiken saatavilla olevan taloustiedon, ohjaavat ja kontrolloivat prosesseja, ja hoitavat mahdollisimman suuren osan rutiinitehtävistä automaattisesti.

Me kehitämme alustaa jo, mutta emme voi tehdä sitä kokonaan yksin. Haluankin haastaa myös talouspäättäjien kenttää: Oletteko samaa mieltä? Kuka uskaltaa lähteä mukaan?

Haluatko sinä olla pioneeri matkalla, jonka päämäärä on taloushallinto 2.0?

Pin It on Pinterest

Share This